VĂN BẢN CHẤP THUẬN XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN TRONG TUYỂN DỤNG

Bằng việc nộp hồ sơ để ứng tuyển (sơ yếu lý lịch/đơn ứng tuyển/các tài liệu tham khảo) cho Công ty TNHH Lab Group International Việt Nam (“Công ty”) thông qua bất kỳ hình thức và phương tiện nào (website của Công ty/thư điện tử/mạng xã hội/website tuyển dụng/tại trụ sở Công ty/đường bưu điện/giới thiệu nội bộ, v.v…), ứng viên xác nhận hiểu rõ các nội dung liên quan đến Văn bản về việc xử lý dữ liệu cá nhân này (“Văn bản”) và các chính sách khác của Công ty liên quan đến bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có), tự nguyện đồng ý với việc Công ty và các bên có liên quan khác xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên như sau:

1. Mục đích:

1.1 Mục đích trong quá trình tuyển dụng

– Đánh giá ứng viên để tuyển dụng vào các vị trí tại Công ty trong từng thời điểm;

– Liên hệ/thông báo với ứng viên để trao đổi về việc ứng tuyển của ứng viên tại Công ty theo quy trình tuyển dụng trong từng thời điểm bao gồm nhưng không giới hạn như liên hệ phỏng vấn, kiểm tra tham chiếu, kiểm tra năng lực, thông báo kết quả

– Thông báo cho ứng viên về các cơ hội việc làm phù hợp căn cứ trên dữ liệu cá nhân của ứng viên và Công ty cho rằng ứng viên có thể quan tâm;

– Thực hiện các quyền, nghĩa vụ của Công ty phát sinh từ bất kỳ hợp đồng, thỏa thuận nào được ký kết giữa Công ty và ứng viên nếu các bên đạt yêu cầu tuyển dụng.

1.2 Mục đích sau quá trình tuyển dụng khi một trong các bên không đạt yêu cầu của bên kia: Ứng viên đồng ý và cho phép Công ty lưu trữ và sử dụng các thông tin các nhân của ứng viên đã cung cấp cho mục đích tái tuyển dụng trong tương lại, hoặc liên hệ cho các vị trí công việc khác phù hợp trong tương lai nếu có.

Mặc dù trong trường hợp Ứng viên đồng ý cho phép Mục đích 1.2 này, Ứng viên có thể yêu cầu Công ty xóa, hủy Dữ liệu cá nhân trong trường hợp một trong các bên không đạt yêu cầu tuyển dụng của Bên kia theo cách thức phù hợp nêu tại Điều 5.1.e của Văn bản này.

2. Loại dữ liệu cá nhân được xử lý

Dữ liệu cá nhân được Công ty xử lý bao gồm các dữ liệu cá nhân cơ bản được ứng viên cung cấp, tiết lộ, thực hiện trong quá trình thực hiện việc tuyển dụng, cụ thể như sau:

– Những thông tin của ứng viên, bao gồm: họ và tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, thông tin liên lạc (số điện thoại, địa chỉ thư điện tử, v.v…), quá trình học tập, làm việc và kinh nghiệm chuyên môn (bao gồm các tài liệu tham khảo như bằng cấp chuyên môn, thư giới thiệu, v.v…), người liên hệ và những thông tin khác mà ứng viên chủ động và tự nguyện cung cấp thông qua sơ yếu lý lịch/đơn ứng tuyển và những thông tin cho thấy ứng viên có sự phù hợp với vị trí ứng tuyển.

– Trong trường hợp ứng viên được mời và tham gia vào các bài kiểm tra hoặc đánh giá năng lực tùy thuộc vào yêu cầu, tính chất của vị trí cần tuyển dụng, dữ liệu cá nhân còn bao gồm thông tin do ứng viên cung cấp trong quá trình kiểm tra hoặc câu trả lời, kết quả đánh giá, kết quả cuối cùng của ứng viên, điểm số và các đặc tính hồ sơ cá nhân, các yếu tố cá tính và năng lực mềm (như khả năng làm việc nhóm, sự sáng tạo, tính quyết đoán, độ tin cậy, khả năng thích ứng), kỹ năng, hiệu suất, khả năng ngôn ngữ, mức độ hiểu biết (bao gồm cả ghi âm và/hoặc ghi hình mà ứng viên đã được biết và đồng ý cho việc ghi âm và/hoặc ghi hình) hoặc các thông tin khác có liên quan.

– Các ý kiến và nhận xét của người phỏng vấn trong quá trình tuyển dụng.

Lưu ý: Khi ứng viên cung cấp dữ liệu cá nhân của bất kỳ bên thứ ba nào cho Công ty (người tham khảo/quản lý trước của ứng viên, thành viên gia đình, v.v…), ứng viên đại diện và đảm bảo rằng ứng viên đã có được sự đồng ý hoặc cho phép cần thiết từ bên thứ ba đó để chia sẻ và chuyển dữ liệu cá nhân của họ cho Công ty xử lý dữ liệu đó theo Văn bản chấp thuận này.

3. Cách thức xử lý dữ liệu cá nhân

a. Công ty là Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân hoặc là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân tùy từng trường hợp

b. Xử lý là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai, chuyển giao dữ liệu cá nhân và hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân

c. Dữ liệu cá nhân của ứng viên sẽ được xử lý tổng thể hoặc từng phần. Mọi dữ liệu cá nhân của ứng viên sẽ được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu ứng viên của Công ty mà chỉ có những cá nhân có thẩm quyền mới có thể truy cập và sử dụng cho các mục đích trong Văn bản này.

d. Dữ liệu cá nhân của ứng viên có thể được lưu trữ hoặc xử lý bên ngoài lãnh thổ Việt Nam cho một hoặc các mục đích trên. Công ty sẽ chỉ chuyển dữ liệu cá nhân của ứng viên ra quốc gia khác ngoài Việt Nam khi phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

e. Nếu Công ty tuyển dụng ứng viên, dữ liệu cá nhân của ứng viên sẽ được chuyển từ hệ thống quản lý ứng viên sang hệ thống quản trị nhân sự và sẽ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu của nhân viên.

f. Công ty tuân thủ pháp luật hiện hành và ngăn chặn các trường hợp gây tổn hại hoặc rò rỉ dữ liệu cá nhân ra bên ngoài. Dữ liệu cá nhân của ứng viên chỉ được chia sẻ cho những cá nhân, tổ chức liên quan đến công tác tuyển dụng theo quy trình tuyển dụng của Công ty hoặc khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

g. Công ty cam kết tuân thủ quy định pháp luật về các cách thức xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên theo từng thời điểm.

4. Thời gian lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ phù hợp theo Mục đích nêu tại Điều 1 của Văn bản. Trong trường hợp Ứng viên đề nghị xóa, hủy Dữ liệu cá nhân của Ứng viên khi một trong các bên không đạt yêu cầu tuyển dụng của Bên kia, khi đó, Dữ liệu cá nhân của Ứng viên sẽ bị xóa, hủy theo cách thức phù hợp với Điều 5.1.e của Văn bản.

5. Quyền và nghĩa vụ của Quý Ứng viên

5.1. Quyền của Ứng viên

a. Ứng viên được biết về hoạt động Xử lý Dữ liệu cá nhân trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

b. Sự đồng ý của Ứng viên

i. Ứng viên được quyết định sự đồng ý liên quan đến Dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

ii. Ứng viên được quyền yêu cầu rút lại sự đồng ý hoặc hạn chế Xử lý Dữ liệu cá nhân của mình khi có nghi ngờ phạm vi, Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân hoặc tính chính xác của Dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp không được rút lại sự đồng ý theo quy định tại Điều 19 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác (“Trường hợp Không được Rút sự đồng ý hoặc Hạn chế Xử lý Dữ liệu cá nhân”)

iii. Các bước để thực thi các quyền này của Ứng viên sẽ tuân theo Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung theo từng thời điểm, cụ thể như sau:

– Bước 1: Ứng viên gửi yêu cầu phù hợp theo Điều 5.1.b.ii của Văn bản này đến Công ty theo email: [email protected] có đính kèm theo bằng chứng và lý do để thực hiện các quyền này, và các tài liệu khác theo yêu cầu của Công ty theo từng thời điểm.

– Bước 2: Công ty sẽ xác thực danh tính chủ thể dữ liệu; đánh giá tính hợp lệ của yêu cầu và thông báo ban đầu cho chủ thể dữ liệu cá nhân trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu và xác nhận đồng ý hay không đồng ý với yêu cầu của Ứng viên và Công ty thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân về kết quả ban đầu này và thời gian xử lý.

• • • • Nếu không thuộc Trường hợp Không được Rút sự đồng ý hoặc Hạn chế Xử lý Dữ liệu cá nhân, Công ty sẽ xử lý trong thời hạn từ 15 ngày đến 20 ngày . Trong trường hợp cần gia hạn thời gian xử lý thì kéo dài thêm tối đa 01 lần gia hạn trong thời hạn không quá 15 ngày, và Công ty sẽ thông báo đến Ứng viên lý do cần gia hạn;
      • Nếu thuộc Trường hợp Không được Rút sự đồng ý hoặc Hạn chế Xử lý Dữ liệu cá nhân, Công ty sẽ từ chối thực hiện, và thông báo đến Ứng viên.

c. Ứng viên được quyền yêu cầu chỉnh sửa Dữ liệu cá nhân

i. Dữ liệu cá nhân được Ứng viên yêu cầu chỉnh sửa khi Dữ liệu cá nhân có sai sót, nhầm lẫn do lỗi vô ý của Ứng viên hoặc nhân viên Công ty trong quá trình cung cấp dữ liệu hoặc Dữ liệu cá nhân bị hết hạn hoặc được cập nhật điều chỉnh mới theo quy định pháp luật.

ii. Các bước để thực thi các quyền này của Ứng viên sẽ tuân theo Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung theo từng thời điểm, cụ thể như sau:

– Bước 1: Ứng viên gửi yêu cầu chỉnh sửa Dữ liệu cá nhân, có đính kèm bằng chứng đến email: [email protected].

– Bước 2: Công ty sẽ xác thực danh tính chủ thể dữ liệu cá nhân; đánh giá tính hợp lệ của yêu cầu và thông báo ban đầu cho chủ thể dữ liệu cá nhân trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu và xác nhận đồng ý hay không đồng ý với yêu cầu của Ứng viên và Công ty thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân về kết quả ban đầu này và thời gian xử lý.

• • • • Nếu yêu cầu của Ứng viên có có sở và hợp lý, Công ty sẽ xử lý trong thời hạn từ 10 ngày đến 15 ngày. Trong trường hợp cần gia hạn thời gian xử lý thì kéo dài thêm tối đa 01 lần gia hạn trong thời hạn không quá 10 ngày, và Công ty sẽ thông báo đến Ứng viên lý do cần gia hạn.
      • Nếu yêu của Ứng viên không có cơ sở, Công ty sẽ từ chối thực hiện, và thông báo đến Ứng viên.

d. Cung cấp Dữ liệu cá nhân

i. Ứng viên cung cấp Dữ liệu cá nhân cho Công ty để thực hiện Mục đích nêu tại Điều 1 của Văn Bản.

ii. Ứng viên được quyền yêu cầu cung cấp Dữ liệu cá nhân của chính Ứng viên, trừ trường hợp việc cung cấp đó có thể gây tổn hại đến quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội hoặc xâm phạm đến tính mạng, sức khỏe, tài sản của người khác hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác (“Trường hợp không được cung cấp Dữ liệu khi Ứng viên yêu cầu”).

Các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Ứng viên gửi yêu cầu phù hợp theo Điều 5.1.d.ii của Văn bản này đến Công ty theo email: [email protected], có đính kèm bằng chứng, các tài liệu bổ sung cho mục đích và lý do để thực hiện các quyền theo Điều 5.1.d.ii

– Bước 2: Công ty sẽ xác thực danh tính chủ thể dữ liệu; đánh giá tính hợp lệ của yêu cầu và xem xét có thuộc Trường hợp không được cung cấp Dữ liệu khi Ứng viên yêu cầu hay không:

• • • • Nếu yêu cầu của Ứng viên có có sở và hợp lý, Công ty sẽ xử lý trong thời hạn từ 10 ngày đến 15 ngày. Trong trường hợp cần gia hạn thời gian xử lý thì kéo dài thêm tối đa 01 lần gia hạn trong thời hạn không quá 10 ngày, và Công ty sẽ thông báo đến Ứng viên lý do cần gia hạn.
      • Nếu thuộc Trường hợp không được cung cấp Dữ liệu khi Ứng viên yêu cầu, Công ty gửi văn bản từ chối và nêu lý do từ chối;

e. Xóa, hủy Dữ liệu cá nhân

i. Ứng viên được quyền yêu cầu xóa, hủy Dữ liệu cá nhân của Ứng viên và chấp nhận các rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra. Yêu cầu của Ứng viên trong trường hợp này phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc quy định tại Điều 4.3 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và không thuộc các Trường hợp Không được Xóa, Hủy Dữ Liệu Cá Nhân nêu tại Điều 5.1.e.ii của Văn bản này.

ii. Công ty sẽ không thực hiện yêu cầu của Ứng viên về việc xóa, hủy dữ liệu cá nhân trong các trường hợp quy định tại Điều 19 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc việc xóa, hủy Dữ liệu cá nhân vi phạm quy định tại Điều 4.3 của Luật Bảo vệ dữ liệu nhân hoặc trường hợp khác theo quy định pháp luật, cụ thể như sau (sau đây gọi tắt là “Trường hợp Không được Xóa, Hủy Dữ Liệu Cá Nhân”).

Trường hợp không thể xóa, hủy Dữ liệu cá nhân của Ứng viên vì lý do chính đáng sau khi nhận được yêu cầu của Ứng viên, Công ty sẽ thông báo để Ứng viên được biết.

iii. Quy trình để thực thi các quyền này của Ứng viên sẽ tuân theo Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung theo từng thời điểm, cụ thể như sau:

– Bước 1: Ứng viên gửi yêu cầu phù hợp theo Điều 5.1.e của Văn bản này đến Công ty theo email: [email protected], có đính kèm bằng chứng, các tài liệu bổ sung cho mục đích và lý do để thực hiện các quyền theo Điều 5.1.e và các tài liệu khác theo yêu cầu của Công ty theo từng thời điểm.

– Bước 2: Công ty sẽ xác thực danh tính chủ thể dữ liệu; đánh giá tính hợp lệ của yêu cầu và thông báo ban đầu cho chủ thể dữ liệu cá nhân trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu và xác nhận đồng ý hay không đồng ý với yêu cầu của Ứng viên và Công ty thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân về kết quả ban đầu này và thời gian xử lý.

• • • • Nếu không thuộc Trường hợp Không được Xóa, Hủy Dữ Liệu Cá Nhân, Công ty sẽ xử lý trong thời gian từ 20 ngày đến 30 ngày.

Trong trường hợp cần gia hạn thời gian xử lý thì kéo dài thêm tối đa 01 lần gia hạn trong thời hạn không quá 20 ngày, và Công ty sẽ thông báo đến Ứng viên lý do cần gia hạn

• • • • Nếu thuộc Trường hợp Không được Xóa, Hủy Dữ Liệu Cá Nhân, Công ty sẽ từ chối thực hiện, và thông báo đến Ứng viên.

f. Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật;

g. Các quyền khác theo quy định pháp luật.

5.2. Nghĩa vụ của Ứng viên

a. Tự bảo vệ Dữ liệu cá nhân của Ứng viên; yêu cầu các tổ chức, cá nhân khác có liên quan bảo vệ Dữ liệu cá nhân của Ứng viên; chủ động áp dụng các biện pháp nhằm bảo vệ Dữ liệu cá nhân của Ứng viên; thông báo kịp thời cho Công ty khi phát hiện thấy có sai sót, nhầm lẫn về Dữ liệu cá nhân hoặc nghi ngờ Dữ liệu cá nhân đang bị xâm phạm.

b. Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác;

c. Cung cấp đầy đủ, trung thực, chính xác dữ liệu cá nhân của của Ứng viên theo quy định của pháp luật, theo hợp đồng hoặc khi Ứng viên đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân;

d. Chấp hành pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống hoạt động xâm phạm dữ liệu cá nhân.

e. Tuân thủ các quy định pháp luật, quy định của Công ty liên quan đến Xử lý Dữ liệu cá nhân của Ứng viên

f. Cung cấp đầy đủ, trung thực, chính xác Dữ liệu cá nhân và các thông tin khác theo yêu cầu của Công ty khi ứng tuyển; đồng thời cập nhật kịp thời khi có thay đổi. Công ty không chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại phát sinh do thông tin sai lệch, không đầy đủ hoặc không được cập nhật từ phía Ứng viên.

g. Phối hợp với Công ty, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bên thứ ba trong trường hợp phát sinh các vấn đề ảnh hưởng đến tính bảo mật Dữ liệu cá nhân của Ứng viên.

h. Tự chịu trách nhiệm đối với những thông tin, dữ liệu mà Ứng viên tạo lập, cung cấp trên không gian mạng; tự chịu trách nhiệm trong trường hợp Dữ liệu cá nhân bị rò rỉ, xâm phạm do lỗi của mình.

i. Thường xuyên cập nhật các quy định, chính sách liên quan đến việc bảo vệ và Xử lý Dữ liệu cá nhân của Công ty trong từng thời kỳ được thông báo tới Khách qua Kênh giao dịch của Công ty.

j. Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

5.3. Ứng viên khi thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau đây:

a. Thực hiện theo quy định của pháp luật; tuân thủ nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân;

b. Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ thể dữ liệu cá nhân phải nhằm mục đích bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của chính Chủ thể dữ liệu cá nhân đó;

c. Không được gây khó khăn, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ pháp lý của Công ty và các bên có liên quan trong vai trò Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân;

d. Không được xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà nước, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.

6. Rủi ro tiềm ẩn

Ngay khi Công ty nhận được dữ liệu cá nhân của ứng viên gửi đến, Công ty sẽ cố gắng hết sức để bảo đảm an toàn trên hệ thống của Công ty. Tuy nhiên, ứng viên hiểu rằng bất kỳ lúc nào ứng viên tự nguyện chia sẻ và công khai dữ liệu cá nhân của ứng viên trên Internet, dữ liệu cá nhân đó có thể bị người khác thu thập và sử dụng cho các mục đích nằm ngoài tầm kiểm soát của Công ty.

Không có dữ liệu nào truyền trên Internet có thể bảo đảm an toàn 100%. Do vậy, dù Công ty cố gắng hết sức bảo vệ dữ liệu cá nhân của ứng viên theo quy định của pháp luật bằng việc thực hiện tất cả các biện pháp kỹ thuật và pháp lý cần thiết, Công ty không thể bảo đảm hoặc cam kết 100% về tính an toàn của bất kỳ dữ liệu cá nhân mà ứng viên chuyển đến Công ty.

Trong trường hợp xảy ra các rủi ro không mong muốn mà không có lỗi của Công ty, ứng viên đồng ý từ bỏ quyền khiếu nại, khiếu kiện, yêu cầu bồi thường đối với Công ty liên quan đến các rủi ro này.

7. Điều khoản chung

a. Ứng viên đã đọc kỹ và chấp thuận tất cả các nội dung của Văn bản này. Văn bản này và các thỏa thuận khác giữa Công ty và ứng viên được xem là những thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa Công ty và ứng viên.

b. Nếu ứng viên không đồng ý bất kỳ nội dung nào trong Văn bản này, vui lòng ngay lập tức ngừng tham gia ứng tuyển theo chương trình tuyển dụng mà Công ty đã thông báo/công bố/cung cấp.

c. Văn bản này có thể được cập nhật, điều chỉnh nhằm phù hợp theo quy định pháp luật và sẽ được cập nhật trên website: https://diag.vn/ trên cơ sở tuân thủ và phù hợp với quy định pháp luật. Việc Ứng viên tiếp tục ứng tuyển có nghĩa là Ứng viên đã đồng ý với các sửa đổi của Văn Bản này, trừ trường hợp pháp luật có yêu cầu phải đạt được sự đồng ý đối với các nội dung thay đổi đó.

d. Văn bản này cấu thành toàn bộ thỏa thuận giữa Công ty và ứng viên về xử lý dữ liệu cá nhân và thay thế toàn bộ các phiên bản cũ của Văn bản này, mọi cuộc thảo luận hoặc đàm phán trước đó hoặc hiện tại.

8. Thông tin liên hệ

Trường hợp ứng viên có bất kỳ ý kiến thắc mắc về các thông tin được đề cập tại Văn bản này, vui lòng liên hệ Bộ phận Tuyển dụng của Công ty theo địa chỉ thư điện tử: [email protected].